前回の記事では宿泊業の業務における属人化を解消する方法についてご紹介しました。

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今回は脱属人化を達成できた施設が目指す業務のマルチタスク化について解説します。

マルチタスクとは

もともとは複数の作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら実行することを意味するコンピューター用語で、次第にビジネスの場でも利用されるようになりました。宿泊業で目指すべきマルチタスクは、「同時に処理」ではなく1日の勤務の中で時間を区切り、1人のスタッフがさまざまな業務を行うスイッチ型のマルチタスクです。

マルチタスクが生み出すメリット

陣屋グループが運営する旅館「元湯 陣屋」でもかつての分業制を改め、マルチタスク化を進めたことで様々なメリットがありました。その代表的な４つのポイントについて、ご紹介します。

1、人件費の最適化

例えばチェックアウトのピーク時に、朝食や清掃のスタッフもチェックアウト業務に加わることができれば、無駄に手厚くシフトを組む必要がなくなり人件費を節約できます。

元湯陣屋では、たとえば、朝食⇒チェックアウト⇒昼食／清掃⇒チェックイン、といったマルチタスクを組むことにより、全体の人員を最小限に抑えています。

2、従業員の負担軽減

夜勤のスタッフが朝食準備を行うことで、朝食スタッフの早朝の出勤時間を遅らせたり、負担の多い中抜け勤務を廃止することで労働環境が改善し、従業員満足度や定着率が改善されました。

3、助け合うことで一体感が生まれる

以前は他のスタッフが忙しくしてる時、たとえ自分の手が空いていたとしても、業務の壁を越えて手伝うようなことはありませんでした。

マルチタスクにすることで、スタッフ全員が多くの業務の内容を理解できるようになり、縄張り意識を排除してフォローし合えるようになりました。フロントが忙しければ他の人が代わりに電話に出て、案内係が忙しければ他の人が代わりに案内します。お互いが助け合うことで、従業員の一体感は高まり、結果としてサービスの質も従業員の満足度も向上しました。

4、業務品質の安定とモチベーションアップ

状況に応じて忙しい現場をフォローしあえる環境が出来上がると安定したクオリティで接客ができるようになります。それだけでなく、やはり忙しいときに手伝ってもらえると嬉しく感じますし、手伝ったスタッフも感謝されると嬉しく感じます。この事により連帯感、達成感が生まれ、もっといい関係になろうと自ら判断し、考えて行動することが定着しました。

陣屋コネクトの標準機能「マルチタスク」とは

陣屋コネクトにはマルチタスクを支援する、その名も「マルチタスク」という機能が標準装備されています。この機能をシフト表として活用いただくことで、シフトの作成と管理はもちろん、急な調整や連絡なども陣屋コネクトでシンプルに一元管理が可能です。またExcel管理では不可能な予定時刻前のアラート機能があり、マルチタスクの円滑な運用を支援します。

【まとめ】

いかがでしたでしょうか。元湯陣屋ではシステムの力を借りてマルチタスクを導入することで人件費を最適化できたうえ顧客満足度、従業員満足度を大きく改善することができました。

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