ファストリなど3社のBTM成功事例を紹介-出張経費の最適化とは

東洋経済新報社とコンカーがセミナー共催
中外製薬、ヨネックスからも担当者登壇

  • 2020年1月21日(火)

会場の様子(写真提供はいずれも東洋経済新報社)  東洋経済新報社とコンカーはこのほど、「グローバル市場で勝つ 出張・経費管理最前線」と題したセミナーを共催した。旅行予約のデジタル化が急速に進むなか、企業においては間接経費となる出張経費の削減と、関連業務の簡素化が求められているが、単純にデジタルツールを導入するだけではなかなか改革は進まない。企業に求められる対応について再考するため、この日のセミナーではファーストリテイリング、中外製薬、ヨネックスの3社がそれぞれ、コンカーの導入に至った背景や導入後の効果などを説明。今後の課題についても指摘した。

日本の企業は20年遅れ、課題はガバナンス

三村氏  各企業の実践例の紹介に先立ち、コンカー代表取締役社長の三村真宗氏が「デジタル革命で変わる企業と働き方」と題した基調講演を行った。三村氏はまず、出張経費の最適化の効果について説明。売上高1000億円規模の企業は、その1%にあたる10億円ほどを年間の出張経費に充てていると言われていること、BTMの取り組みを進めるとその20%から30%程度はコストを最適化することができ、利益額を約5%押し上げることが可能になることについて述べた。海外出張の多い企業で、出張経費に年間20億円を費やす場合については、約15%の利益押上げ効果があるとした。

 その上で、「日本の企業の出張管理は欧米に比べて20年遅れている」と指摘。一方で欧米の企業については「出張管理は間接費最適化の最重要項目で、経営テーマになっている。出張者の意識にも、統制された出張は当然という考え方がある。業務基盤も高度にIT化され、投資も多い」と説明した。

 日本企業における問題としては脆弱なガバナンスを挙げ、「出張規定の自動チェック機能がなく、推奨航空会社・ホテルの利用促進機能もなく、“勝手予約”が多いことから不正が発生しやすい」と指摘。その原因として、企業が航空会社やホテルと十分な価格交渉を行っておらず、旅行会社に任せきりにしていることを挙げた。

 また、「ガバナンスで必要なのは、十分な交渉を経た優遇企業レートで、規律ある購入をし、可視化してファクトとデータを次の交渉に活かすこと」と強調。オンラインブッキングの仕組みを構築することで勝手予約を廃止し、規定に沿った予約のデータを分析することで、次の交渉に活かすサイクルを回し続けることが重要と主張した。

 オンラインブッキングの運用設計では、調達部門がコストと利便性の両方を優先的に表示させるよう調整することが重要と指摘。「このような仕組みを入れると、出張者は公平な購買、承認者は厳格な承認プロセス、管理部門はデータの一元化による経費分析を実現できるようになり、このサイクルを回せば平均約20%の経費削減が可能になる」と話した。

 生産性向上については、航空券、ホテル、レンタカーなどの一元的な予約と、承認、変更、旅程などのデジタル管理の重要性を指摘。その上で、今年9月には「コンカートラベル」とは別に、予約確認メールを自動的に解析し、アプリ上で旅程を作成し、一元管理するアプリ「TripIt」をリリースしたことを紹介した。

 さらに、「従業員に対する安全配慮義務が高まっている」ことから、企業の今日的な課題として危機管理を挙げた一方、日本における現状は勝手予約と旅行会社への丸投げのため危機情報が社内になく、出張者を捕捉する仕組みがないことを指摘。その解決策として、コンカーのクラウドサービスがリアルタイムで危機情報に対応できる機能を備えていることを強調した。2017年6月のロンドン橋でのテロ事件発生時も、検知から20分以内にロンドンにいた出張者全員の安否確認を完了したという。

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