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MICEスペシャリスト:日本コンベンション事業協会女性部会長の西川洋子氏

人材育成には経験の蓄積が重要
長く活躍できる環境づくりを

  • 2012年5月15日(火)

Q.手配において、パートナーとのやり取りで注意している点は何ですか

 会場やホテルのスタッフ、映像、音響の会社などには、弊社の求める品質レベルを理解してもらえるよう心がけています。プロが手掛けるからには高いレベルで運営する必要があります。我々の感覚を伝え、サービスのレベルを引きあげるということはよくあることです。

 たとえばホテルの場合、テーブルクロスのかけ方一つをとってもハイグレードなホテルと一般的なレベルのホテルは異なります。高品質のホテルサービスを知っている顧客は、どこのホテルでもそのレベルに近いものを求めます。ハイグレードなホテルでは、テーブルクロスの全てに霧吹きをしてアイロンをかけ、裾を床まで伸ばしてピンで留めます。一方、一般的なレベルのホテルのなかには、テーブルクロスに折り目があったり裾が上がっていたりする場合があります。我々は現場に行き、ハイグレードなホテルと同レベルのセッティングを各ホテルに要求します。こうした提案をすると、ホテル側から勉強になったといってもらえることもありますね。


Q.会場手配で重視するポイントを教えてください

 実施現場の視察は重要なポイント。必ず下見をするのがPCOの常識です。最近では他業種からMICEの一環としてコンベンションや会議の運営などに参入するケースが増えていますが、手配の方法や考え方を見ていると、そんな甘いものではないと感じることがあります。

弊社では海外でコンベンションを実施する際も、ロケハンに行くケースがほとんどです。例えば、旅行会社ではホテルを選ぶ際に、ランドオペレーターに手配を依頼します。弊社では、現地の主なホテルをすべて回り、顧客の条件に適したホテルをこちらから100%アドバイスできるような十分な情報を集め、顧客に紹介して会場を決めます。会場選びは、そこまで徹底した方法でやらなければなりません。

 また、会議会場は天井が高く、参加者の席からスクリーンがきちんと見えることなど最低限の条件がありますが、ある会社の手配した会議では、事前視察をしていなかったため、現地で初めて会場の中央に柱が2本立っていることがわかった、ということがありました。ホテルによっては図面上やパンフレットに柱を表記していない場合があるため、現場を見ずして手配はできないのです。

 コンベンションは参加者自身の名誉や、企業のビジネスの行方を分けるようなこともあります。重要なミーティングの際は、各席に置く水のペットボトルの銘柄やサイズに至るまで考えます。この業界に参入する場合は、そのレベルまで考えてほしいと思います。

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